07.02  Como Utilizar Saldo de Adiantamento no Processo de Compras

Objetivo

Este manual tem como objetivo explicar como funciona a utilização do saldo de adiantamento no processo de compras do Fluxis, quando utilizar cada procedimento e como evitar que o saldo seja consumido incorretamente.

Conceito Importante

Um adiantamento é um valor antecipado para pagar uma despesa.

Quando esse valor é utilizado para quitar um documento, ele deixa de estar disponível. Por isso, o saldo do adiantamento é consumido, evitando que seja usado novamente.

Exemplo

Ao lançar uma Nota Fiscal de Compra e utilizar um adiantamento para seu pagamento, quando a nota é finalizada, o saldo desse adiantamento é baixado, pois ele já cumpriu sua finalidade: quitar total ou parcialmente aquela nota.

Em outras palavras:

O saldo do adiantamento só permanece disponível enquanto ainda não foi utilizado. Após ser aplicado em um documento, ele é consumido, pois deixa de estar disponível para outros pagamentos.

Adiantamento gerado na Ordem de Compra

Quando o adiantamento é gerado pela Ordem de Compra (OC), o comportamento é diferente.

Após autorizar a parcela do adiantamento no Financeiro:

• o sistema gera a parcela financeira;
• o Saldo a Faturar é atualizado automaticamente com o valor total do adiantamento.

Esse saldo ficará disponível para ser utilizado nas Notas Fiscais vinculas a essa Ordem de Compra.

Situação 1 – Nota Fiscal com valor total da Ordem de Compra

Cenário

O fornecedor entregou todos os itens da Ordem de Compra.

O valor da Nota Fiscal é exatamente igual ao valor da Ordem de Compra.

Exemplo

Ordem de Compra

• Valor da OC: R$ 10.000,00
• Adiantamento: R$ 10.000,00

Após a autorização e da parcela:

Saldo a Faturar = R$ 10.000,00

Obs: Assim que o pagamento desse adiantamento for quitado deverá fechar essa parcela.

Depois o fornecedor envia a Nota Fiscal:

Valor da Nota = R$ 10.000,00

Como utilizar o saldo

Durante a entrada da Nota Fiscal, o setor Fiscal pode:

Acessar a aba Lançamentos da Nota.

Vincular a parcela de adiantamento da Ordem de Compra.

1. No campo parcela informe o código da parcela de adiantamento que gerou na OC.
2. Clique no botão vincular

Imagem abaixo mostra como fazer:

Outra opção para realizar esse vinculo é:

Acessar a aba Lançamentos da Nota e clicar no botão Ordem de Compra. 

1. Selecione a ordem de compra
2. Selecione o lançamento
3. Clique no botão vincular

Ao realizar esse vínculo:

• o saldo do adiantamento da OC será utilizado;
• o saldo será consumido;
• a Nota ficará quitada utilizando o adiantamento.

Quando essa rotina não atende o processo da empresa

Algumas empresas não realizam o vínculo da parcela da Ordem de Compra diretamente na Nota Fiscal.

Nesses casos existe outra forma de utilizar o saldo do adiantamento.

Procedimento

Durante a entrada da Nota Fiscal:

1. Informar os dados normalmente na aba Duplicatas.
2. Gerar uma parcela comum, sem utilizar condição de pagamento do tipo Adiantamento.

Importante: Uma parcela comum não gera saldo de adiantamento.

Após finalizar a Nota Fiscal:

O setor Financeiro deverá:

1. localizar a parcela gerada pela Nota;
2. realizar o abatimento utilizando a parcela de adiantamento gerada pela Ordem de Compra.

Dessa forma:

• o saldo utilizado será o da Ordem de Compra;
• não haverá geração de um novo adiantamento na Nota;
• evita-se conflito entre dois adiantamentos.

Situação 2 – Utilização do saldo da OC em entregas parciais

Esse é o cenário mais comum quando o fornecedor entrega os produtos em várias Notas Fiscais.

Exemplo

Ordem de Compra

Valor da OC:

R$ 10.000,00

Adiantamento:

R$ 10.000,00

Após autorização:

Saldo a Faturar = R$ 10.000,00

O fornecedor realiza apenas uma entrega parcial.

Primeira Nota Fiscal

Valor da Nota:

R$ 2.000,00

Como proceder

Durante a entrada da Nota Fiscal:

• gerar a parcela normalmente na aba Duplicatas;
• não utilizar condição de pagamento do tipo Adiantamento.

Após finalizar a Nota:

O setor Financeiro deverá realizar o abatimento da parcela da Nota utilizando a parcela de adiantamento da Ordem de Compra.

Resultado:

• Valor abatido: R$ 2.000,00
• Saldo restante do adiantamento: R$ 8.000,00

O sistema atualizará automaticamente o Saldo a Faturar para R$ 8.000,00, que poderá ser utilizado nas próximas Notas Fiscais vinculadas à mesma Ordem de Compra.

Exemplo de entregas parciais

Adiantamento da Ordem de Compra

Consumo do saldo nas entregas

Resultado: A cada entrega faturada, o valor da Nota Fiscal deve ser abatido do saldo do adiantamento, até que ele seja totalmente consumido.

Boas práticas

• Gere o adiantamento apenas uma vez para a mesma compra.
• Quando utilizar adiantamento da Ordem de Compra, gere a duplicata da Nota como uma parcela comum.
• Deixe para utilizar o saldo do adiantamento através do abatimento realizado pelo Financeiro.
• Em entregas parciais, utilize sempre o abatimento da parcela da Nota com o saldo do adiantamento da Ordem de Compra.
• Evite gerar um novo adiantamento na Nota Fiscal quando já existir um adiantamento originado da Ordem de Compra.

Resumo

Conclusão

O saldo de adiantamento deve ser utilizado de acordo com a origem em que foi gerado. Quando o adiantamento é criado na própria Nota Fiscal, o sistema consome esse saldo automaticamente ao finalizar o documento. Já quando o adiantamento é originado na Ordem de Compra, ele permanece disponível como Saldo a Faturar e pode ser utilizado para quitar integral ou parcialmente as Notas Fiscais relacionadas, preservando o saldo remanescente para futuras entregas quando houver recebimento parcial.