3 de novembro de 2026
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06 – Cadastro de Documentos

Criado em
Última atualização em:
PorRafaela Stecca
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Cadastro de Documentos

Um bom controle de documentos é essencial para garantir que as equipes tenham acesso a informações atualizadas. Isso não apenas evita falhas operacionais, mas também assegura a padronização e o armazenamento adequado da documentação da empresa.

O processo de controle digital para a documentação oferece benefícios significativos, como:

  • Segurança: Protege os documentos contra perdas e acesso não autorizado;
  • Facilidade de Acesso: Permite que os colaboradores encontrem rapidamente os documentos necessários, otimizando o tempo e aumentando a produtividade.

Cadastrar documentos

Para realizar o cadastro de documento, o usuário deverá acessar o menu:

Qualidade – Controle de Documentos – Cadastro

Na tela de controle de documentos, o usuário deverá informar:

  1. Classe;
  2. Nome do documento;
  3. Validade;
  4. Tempo de armazenamento;
  5. Local de armazenamento;
  6. Modo de descarte;
  7. Observação (caso aplicável);
  8. Dar um clique em salvar.

Após salvar, o sistema gera o documento e a revisão.

  1. Documento;
  2. Revisão (status preliminar).

Em seguida o usuário poderá anexar o documento escolhendo o arquivo na aba anexos.

  1. Selecionar a revisão (deixar cinza);
  2. Escolher o arquivo.

Cadastro realizado com status “preliminar”.

Ativar documento

Para deixar um documento como “ativo”, o usuário deve realizar as seguintes ações, sendo necessária permissão para executar cada etapa.

  1. Selecionar a revisão (deixar cinza);
  2. Elaborar;
  3. Revisar;
  4. Aprovar.

Outra alternativa, o responsável pelo setor pode utilizar do cadastro de Rota de Aprovação. Essa funcionalidade permite pré-definir quais usuários serão responsáveis por elaborar, revisar e aprovar os documentos.

Para cadastrar uma Rota de Aprovação, acesse o manual através do link.: 07 Cadastro Rota de Aprovação

Para utilizar rota de aprovação, o usuário deverá selecionar a revisão e na aba aprovações, selecionar a rota desejada.

  1. Marcar a revisão
  2. Aba aprovações
  3. Selecionar a rota
  4. Dar um clique em salvar

Se o usuário que estiver cadastrando o documento não fizer parte da rota de aprovação, ao tentar executar qualquer um dos processos (elaborar, revisar ou aprovar), o sistema emitirá uma mensagem de alerta. Essa mensagem informa que o usuário não possui permissão para realizar a ação desejada.

Após executar as ações de elaborar, revisar e aprovar, o sistema irá alterar o status para ativo.

  1. Aprovações;
  2. Status.

 

Qualidade: Documentos – Controle de Impressão/visualização na tela de visualização dos arquivos

Controle de Visualização e Impressão de Documentos

🎯 Objetivo

Registrar quem visualizou ou imprimiu um documento, garantindo rastreabilidade e controle de acesso, sem misturar esses registros com o log operacional (edições, versões, aprovações) do próprio documento.

🔍 1. Log de Visualização (Acesso à Tela do Documento)

Sempre que um usuário abrir a tela de visualização de um documento (por exemplo: relatório, manual, procedimento, pedido etc.), o sistema cria automaticamente um registro em um log específico de visualizações.

📋 O que é registrado:

  • Usuário (login ou nome)
  • Data e hora da visualização
  • Tipo de documento (ex: procedimento, relatório)
  • ID ou número do documento visualizado
  • Ação: “Visualizou o documento”

Controle de Impressão e Download

Em:  Fluxis/Qualidade/ configuração:

  • Essas marcaçoes sao feitas para que próximos documentos gerados possam ter essa marcaçao ja flegada ou nao flegada.

A funcionalidade respeita as marcações configuradas no cadastro do documento:

  • ✅ Pode ser impresso — permite a impressão do arquivo;
  • ✅ Pode ser baixado — permite o download do arquivo.

Quando uma dessas opções não estiver marcada, a respectiva ação será bloqueada na tela de visualização.
O log registra apenas as ações que o usuário de fato conseguiu executar (visualização, impressão, download).

⚠️ Importante:

Esse log não é gravado no histórico interno do documento (como revisões, versões, anexos etc.), mas sim em uma tabela separada, exclusiva para auditoria de acessos.

📘 Permissões que permite acesso a funcionalidade.

Permissões necessárias: em Fluxis/Qualidade/Controle de Documentos

  • Permissão para download um documento na tela de visualização de documentos.  ROLE_VISUALIZACAO_DOCUMENTOS_DOWNLOAD
  • Permissão para imprimir um documento na tela de visualização de documentos.   ROLE_VISUALIZACAO_DOCUMENTOS_IMPRIMIR

 

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