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07- Contas a Pagar (CAP)
Contas a Pagar
No Fluxis, os lançamentos financeiros para Contas a Pagar podem ser gerados a partir das seguintes origens:
- Adiantamentos para fornecedores no cadastro de ordem de compra: Pagamentos antecipados feitos a fornecedores antes da entrega dos produtos ou serviços.
- Autorização de Notas Fiscais eletrônicas: Lançamentos gerados a partir do autorização de notas fiscais eletrônicas, que representam a compra de produtos ou serviços.
- Autorização de Notas Fiscais de Serviços eletrônicas: Lançamentos gerados a partir da autorização de notas fiscais de serviços, que representam a aquisição de serviços.
- Desconto de Duplicatas: Lançamentos gerados para registrar os valores pagos aos bancos ou factories caso o cliente não pague corretamente o título descontado, ou em casos de cancelamento do desconto após a realização da ação de descontar.
- Avulso: Lançamentos criados manualmente pelos usuários para registrar despesas ou pagamentos não vinculados a uma origem específica.
- CTe de fornecedores: Lançamentos gerados na tela de acompanhamento de CT-e .
- Apuração de folha de pagamento: Lançamentos gerados a partir da apuração da folha de pagamento, que incluem os valores de salários, encargos e outros benefícios devidos aos colaboradores.
Essas origens cobrem uma ampla gama de operações financeiras, garantindo que todas as obrigações sejam devidamente registradas no sistema Fluxis.
Como Cadastrar Um Lançamento de Pagamento Avulso
Para cadastrar um lançamento de pagamento avulso, acesse o menu: Financeiro -> Contas a Pagar -> Lançamento de Pagamento -> Cadastro
Abaixo esta a tela de cadastro de lançamento de pagamento:
Cadastro Avulso de Pagamentos:
- Entidade: Preencha com o nome ou a identificação da pessoa, empresa ou instituição que será a beneficiária do pagamento.
- Forma de Pagamento: Selecione a forma de pagamento (boleto, transferência, dinheiro, etc.).
- Observação: Coloque informações que facilitem futuras pesquisas e auditorias.
- Data de Emissão: Selecione a data de emissão do lançamento.
- Usuário: O nome do usuário que está realizando o cadastro será registrado automaticamente.
- Tipo: Selecione o tipo financeiro que será utilizado neste lançamento. (Consulte o manual para cadastrar tipos financeiros, se necessário.)
- Template: Se necessário informe um template de rateio. (O template é cadastrado no menu: Financeiro->Contas a Pagar->Lançamento de Pagamento->Templat)
- Condições de Pagamento: Selecione a condição de pagamento (à vista, 2x, etc.). (Consulte o manual para cadastrar condições de pagamento, se necessário.)
- Total: Informe o valor total do pagamento.
- Data de Início: Informe a data de início do pagamento, essa data será utilizada como base para calculo das datas de vencimento das parcelas.
- Após preencher todos os campos, clique no botão Cadastrar.
Quando clicar no botão Cadastrar, o sistema irá realizar o cadastro do lançamento e gerar a parcela conforme mostrado na imagem abaixo.
Resultado:
- O sistema realizou o cadastro do lançamento com o Código 78.
- Também foi gerada a parcela correspondente com o Código 112.
Acessando a Tela da Parcela
Para acessar na tela de cadastro de lançamento clique em cima dos dados da parcela, como mostra imagem abaixo.
Após realizar essa ação será apresentada a tela da parcela de pagamento.
- C/C: Preencha o campo informando a conta corrente.
- Adiantamento: Selecione o chekbox se essa for uma parcela de adiantamento.
- Data de pagamento: Preencha o campo o informando a data que o pagamento foi realizado
Na aba valores preencha os campos de acordo com a necessidade, como multa, desconto juros… etc - Aba Rateio GR:
– Selecione o centro de gasto/receita.
– Informe o valor no campo $ ou a porcentagem no campo % correspondente ao centro de gasto selecionado.
– Clique em “Adicionar” para confirmar o rateio. - Salvar: Clique no botão salvar para salvar as informações na parcela.
Autorizando a Parcela
Após inserir as informações de pagamento, o usuário pode autorizar a parcela.
Para autorizar:
- O usuário deve ter permissão para isso.
- Clique no botão AUTORIZAR.
- O sistema solicitará a assinatura digital.
- O status da parcela mudará de “aberto” para “autorizado”.
Fechando a Parcela
A ação de fechar a parcela mostra que o processo de pagamento foi finalizado.
Para finalizar o pagamento:
- Clique no botão FECHAR.
- O sistema solicitará a assinatura digital.
- O status da parcela mudará de “autorizado” para “fechado”.
Obs: Se for necessário adicionar um anexo como comprovante de pagamento, o usuário poderá realizar essa ação acessando a aba anexo, como mostra imagem abaixo.
Após fechar a parcela, a aba Contabilização mostrará todos os registros contábeis realizados com base nas informações da parcela e conforme configurado no tipo financeiro de pagamento.
Realizando Abatimento
Regras para realizar um abatimento:
- Parcela Fechada: Para que uma parcela possa ser abatida, ela deve estar “fechada”.
- Ser Adiantamento: A parcela que está sendo considerada para abatimento deve ser estar marcada como adiantamento.
- Ter Saldo: A parcela precisa ter saldo disponível. Isso quer dizer que o valor da parcela ainda não deve ter sido utilizado em nota fiscal ou aplicado em outra transação. O saldo deve estar disponível para ser utilizado no abatimento.
Essas regras garantem que o abatimento seja realizado de forma correta e que o processo financeiro seja mantido de maneira organizada.
Como realizar um abatimento:
Passo 1: Acesse a tela da parcela que você deseja realizar o abatimento.
- No campo de abatimento, clique no botão com três pontinhos (…).
Passo 2: Iniciar o Abatimento:
- O sistema abrirá uma nova tela, exibindo todas as parcelas correspondentes à entidade e que possuem valores disponíveis para abatimento.
Passo 3: Selecionar e Vincular a Parcela
- Selecione a parcela na qual você deseja aplicar o abatimento.
- Clique no botão Vincular para associar o abatimento à parcela selecionada.
- Após vincular, feche a tela de abatimento e retorne à tela principal da parcela.
Passo 4: Verificar o Abatimento
- Na tela da parcela, o campo de abatimento será preenchido automaticamente com o valor abatido.
Passo 5: Fechar a Parcela
- Informe a data de pagamento no campo correspondente.
- Clique no botão Salvar para registrar as informações.
- Clique no botão Autorizar para confirmar o abatimento.
- Clique no botão Fechar para finalizar o processo.
Depois de concluir o processo de abatimento, você pode verificar quais parcelas receberam o abatimento na tela da parcela de adiantamento. Basta ir até a aba ‘Abatimento’, onde será exibida uma lista das parcelas que foram usadas para realizar o abatimento.
Como Fazer Compensação
Regras para realizar compensação: A compensação das parcelas exige que alguns critérios específicos sejam atendidos.
- Tipo das parcelas: as parcelas que você deseja compensar precisam ser de tipos diferentes, ou seja, não podem ser do mesmo tipo (por exemplo, uma parcela de pagamento e uma de recebimento).
- Status das parcelas: uma das parcelas deve estar com status aberto, a segunda parcela poderá estar em um dos seguintes status: ‘aberto’, ‘autorizado’ ou ‘autorizado parcialmente’. Isso significa que as parcelas ainda estão ativas e não foram totalmente liquidadas ou canceladas.
- Entidades vinculada nas parcelas: é necessário que as duas parcelas pertençam à mesma entidade, ou seja, que estejam relacionadas ao mesmo cliente, fornecedor ou outra parte envolvida. Somente quando todos esses critérios são atendidos é que a compensação pode ser realizada.”
Como realizar compensação:
Passo 1: Acesse a tela da parcela que você deseja realizar a compensação.
- No campo de compensação, clique no botão com três pontinhos (. . .).
Passo 2: Iniciar a compensação:
- O sistema abrirá uma nova tela, exibindo todas as parcelas correspondentes à entidade e que possuem valores disponíveis para serem compensados.
Passo 3: Selecionar e Vincular a Parcela
- Selecione a parcela na qual você deseja aplicar o Compensação.
- Clique no botão Vincular
- Após vincular, feche a tela de compensação e retorne à tela principal da parcela.
Passo 4: Verificar a Compensação
- Na tela da parcela, o campo de compensação será preenchido automaticamente com o valor compensado.
Passo 5: Fechar a Parcela
- Informe a data de pagamento no campo correspondente.
- Clique no botão Salvar para registrar as informações.
- Clique no botão Autorizar para confirmar o abatimento.
- Clique no botão Fechar para finalizar o processo.
Obs: Depois de finalizar a compensação o usuário deverá fechar manualmente as duas parcelas.
Como Renegociar
Regras para renegociar parcelas:
- Data de Vencimento na Renegociação: A renegociação só pode ser feita se a nova data de vencimento for igual ou posterior à data em que a renegociação está sendo registrada. Isso implica que não é permitido renegociar para uma data anterior à data atual.
- Valor da Renegociação: O valor da parcela renegociada não pode ser maior que o valor da parcela original.
Como Realizar renegociação:
Passo 1: Acessar a Tela da Parcela
- Localize e acesse a tela correspondente à parcela que deseja renegociar.
- Clique no botão Renegociar para iniciar o processo.
Passo 2: Realizar a Renegociação
- O sistema abrirá uma nova tela para configurar a renegociação.
- Informe a quantidade de lançamentos:
- Se a condição de pagamento original era, por exemplo, 1x, e você deseja dividir o valor em várias parcelas, informe a quantidade de lançamentos desejada.
- Clique no botão Adicionar.
- Replicar Rateio:
- Se desejar aplicar o rateio da parcela original nas novas parcelas renegociadas, marque o checkbox Replicar rateio.
- Informe a data de vencimento e adicione qualquer observação relevante à negociação.
- Revise as informações. Se tudo estiver correto, clique no botão Renegociar.
- Caso precise ajustar a quantidade de lançamentos, clique no botão Remover e corrija a quantidade.
Finalização da Renegociação
- Ao clicar em Renegociar, o sistema solicitará a assinatura digital.
- Após a confirmação da assinatura digital:
- A parcela original será atualizada para o status Renegociado.
- Novas parcelas serão geradas com o status Aberto.
Esse processo permite que você divida e ajuste as parcelas conforme necessário, mantendo o controle sobre as condições de pagamento renegociadas.
Consulta das Parcelas Renegociadas
- Na tela da parcela original que foi renegociada, acesse a aba Negociações.
- Nesta aba, será exibida uma lista das novas parcelas que foram geradas como resultado da renegociação.
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