01 – Controle de Documentos

Controle de Documentos

Um bom controle de documentos é essencial para garantir que as equipes tenham acesso a informações atualizadas. Isso não apenas evita falhas operacionais, mas também assegura a padronização e o armazenamento adequado da documentação da empresa.

O processo de controle digital para a documentação oferece benefícios significativos, como:

• Segurança: Protege os documentos contra perdas e acesso não autorizado;
• Facilidade de Acesso: Permite que os colaboradores encontrem rapidamente os documentos necessários, otimizando o tempo e aumentando a produtividade.

Visualizar documento

Para visualizar o documento na tela de controle de documentos, o usuário deverá acessar o menu:

Qualidade – Controle de documentos – Gerenciamento

Na tela de gerenciamento de controle de documentos, o usuário poderá utilizar dos filtros para realizar a busca.

Exemplo.:

• Doc.;
• Status;
• Documento;
• Situação;
• Classe;
• Dar um clique em filtrar.

Para acessar o documento, o usuário deverá dar um clique no documento.

Na tela de controle de documentos, o usuário poderá realizar consultas nas abas documento, treinamentos, proc. vinculados, referências, vínculos, distribuição.

1. Aba documento;
2. Aba treinamentos;
3. Aba proc. vinculados;
4. Aba referências;
5. Aba vínculos;
6. Aba dependências;
7. Aba distribuição.

Aba documento

Na aba documento, o usuário poderá visualizar os dados do documento, classe, revisão, aprovadores e anexos.

1. Dados
2. Revisão
3. Status
4. Aprovadores
5. Anexos

Aba treinamentos

Na aba treinamentos, o usuário poderá visualizar os treinamentos vinculados ao documento.

1. Aba treinamentos;
2. Selecionar revisão;
3. Treinamentos vinculados.

Observação:
Só é possível visualizar treinamentos que o documento foi adicionado no cadastro do treinamento.

1. Tela cadastro treinamento
2. Aba documentos
3. Documento

Aba proc. vinculados

Na aba proc. vinculados, o usuário poderá visualizar os controles de mudança e não conformidades relacionadas ao documento.

1. Aba Proc. Vinculados;
2. Selecionar revisão;
3. Ctrl. Mudança;
4. Selecionar revisão;
5. Não conformidades.

Aba referências

Na aba referências, o usuário poderá visualizar e/ou adicionar os documentos de referência.

1. Aba referência;
2. Selecionar revisão;
3. Documentos, procedimentos, etc … utilizados como referência.

Para adicionar um novo documento, o usuário deverá informar o documento e dar um clique em adicionar.

1. Informar o documento;
2. Dar um clique em adicionar.

Aba vínculos

Na aba vínculos, o usuário poderá visualizar documentos vinculados e/ou adicionar novos documentos.

1. Aba vínculos;
2. Selecionar revisão;
3. Dar um clique no box + para visualizar documentos vinculados;
4. Documentos vinculados.

Para adicionar um novo documento, o usuário deverá informar o documento na aba cadastro.

1. Aba cadastro;
2. Informar o documento;
3. Selecionar a montagem destino;
4. Dar um clique em adicionar.

Observação

• Para realizar alguma alteração, o documento precisa estar com status preliminar, caso houver a necessidade de alteração e o documento estiver no status ativo, será necessário gerar uma nova revisão do documento.
• O documento que será adicionado deverá estar com status ativo.

Aba dependências

Na aba dependências, o usuário poderá visualizar onde o documento está inserido.

1. Aba dependências;
2. Selecionar revisão;
3. Árvore de dependências.

Aba distribuição

Na aba distribuição, o usuário poderá visualizar e/ou informar para qual setor foi enviado cópia do documento.

1. Aba distribuição;
2. Setor;
3. Status.

Para informar em qual setor foi distribuido o documento, o usuário deverá informar o documento, setor, data de distribuição e dar um clique em salvar.

1. Documento;
2. Setor;
3. Local (se aplicável);
4. Observação (se aplicável);
5. Data de distribuição;
6. Quantidade de cópias;
7. Dar um clique em salvar.

Em seguida, o usuário deverá dar um clique no setor e depois dar um clique em distribuir.

1. Dar um clique no setor;
2. Dar um clique em distribuir.

Para informar a troca de documento (recolhimento) o usuário deverá dar um clique no setor, informar a data e dar um clique em recolher.

1. Dar um clique no setor;
2. Informar a data;
3. Dar um clique em recolher.

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