10 – Processo de Aprovação de Documentos

Para que um documento seja aprovado, primeiramente ele precisa ser revisado. Ou seja, só é possível assinar um documento após o mesmo estar Elaborado e Revisado.

Inicialmente, ao ser cadastrado, o documento já vem com o campo de Elaborador preenchido com o nome do usuário que realizou o cadastro. Porém, é possível que o usuário responsável por inserir o documento no sistema não seja o mesmo que o elaborou. Assim, o campo elaborador pode ser alterado, se necessário.

Segue abaixo os processos de Elaboração, Revisão e Aprovação de Documentos.

Importante: Após o processo de Aprovação, o documento é assinado eletronicamente, caso haja um Layout de assinaturas cadastrado para a classe do documento. O processo de aprovação de documentos não pode ser desfeito.

Lembrando que todos os processos dependem de permissões. Ou seja, os acesso devem estar pré-definidos para que cada usuário tenha permissão para acessar somente os documentos que lhe competem.

Elaboração

Conforme dito anteriormente, ao ser cadastrado, o documento tem, por definição, o nome do usuário que o cadastrou no Fluxis como o elaborador. Porém, isso pode ser alterado se necessário.

Para isso, o usuário deve seguir os seguintes procedimentos.

1. Acessar o cadastro do documento em: Engenharia → Componentes → Cadastro

2.Após pesquisar o documento a ser Elaborado, o usuário deve seguir os seguintes procedimentos:

1. Selecionar a Revisão a ser elaborada, conforme item 1 da imagem acima.
2. Selecionar o Documento, conforme item 2 da imagem acima.
3. Clicar em Elaborar, conforme item 3 da imagem acima.
4. Após a assinatura digital, o campo Elaborador ficará com o nome do usuário responsável pela Elaboração do documento e data, conforme indicado pelo item 4 da imagem acima.

Revisão

Na mesma tela do cadastro do documento, o usuário deve seguir os seguintes procedimentos após acessá-lo:

1. Selecionar a Revisão a ser revisada, conforme item 1 da imagem acima.
2. Selecionar o Documento, conforme item 2 da imagem acima.
3. Clicar em Revisar, conforme item 3 da imagem acima.
4. Após a assinatura digital, o campo Revisor ficará com o nome do usuário responsável pela Revisão do documento e data, conforme indicado pelo item 4 da imagem acima.
5. Note que, por segurança, o botão Elaborador fica indisponível após o documento ser revisado. Assim, se for necessário alterar os usuários responsáveis pela revisão ou elaboração, é necessário remover o revisor, conforme item 5 da imagem acima.

Aprovação

Após Elaborado e Revisado, o documento precisa ser aprovado. Esse processo assina digitalmente o documento (caso haja um layout de assinaturas pré-definido para a classe) e não pode ser revertido.

Após acessar o documento já revisado, o usuário deve seguir os seguintes procedimentos para aprovação:

1. Selecionar a Revisão a ser Aprovada, conforme item 1 da imagem acima.
2. Selecionar o Documento, conforme item 2 da imagem acima.
3. Clicar em Aprovar, conforme item 3 da imagem acima.
4. Após a assinatura digital, o campo Aprovador ficará com o nome do usuário responsável pela aprovação do documento e data, conforme indicado pelo item 4 da imagem acima.
5. Caso seja necessária a alteração de um documento aprovado, somente se uma nova revisão for criada.
6. Se já houver alguma revisão ativa antes da aprovação da nova revisão, a revisão antiga automaticamente é obsoletada.

Obsoletar um Documento

Conforme dito anteriormente, a ativação de uma nova revisão automaticamente vai obsoletar a revisão ativa de um documento. Porém, se for necessária essa ação sem que seja criada uma nova revisão, ou mesmo se for preciso obsoletar o documento ate que a nova revisão seja aprovada, o usuário deve seguir os seguintes procedimentos.

1. Selecionar a Revisão a ser Obsoletada, conforme item 1 da imagem acima.
2. Selecionar o Documento, conforme item 2 da imagem acima.
3. Clicar em Obsoletar, conforme item 3 da imagem acima.
4. Após a assinatura digital, o campo Obsoletador ficará com o nome do usuário responsável pela ação e data, conforme indicado pelo item 4 da imagem acima.

Descontinuar um documento

Quando for necessário descontinuar um documento, o usuário deverá seguir os seguintes procedimentos:

1. Selecionar a Revisão a ser descontinuada, conforme item 1 da imagem acima.
2. Selecionar o Documento, conforme item 2 da imagem acima.
3. Clicar em Descontinuar, conforme item 3 da imagem acima.
4. Após a assinatura digital, o campo Descontinuador ficará com o nome do usuário responsável pela ação e data, conforme indicado pelo item 4 da imagem acima.

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